「あの人、絶対忙しいはずなのに、なんだか余裕があるな」
職場で、そんな人を見たことはありませんか？
たくさんの仕事を抱えている。会議も多い。周囲から相談もされている。
それなのに、いつも落ち着いている。
一方で、自分も毎日忙しく働いているのに、「なんかいつもバタバタしている」「仕事に追われている気がする」と感じることもある。
少し前の私もそうでした。平日は朝9時から22時まで働き、土日も4〜5時間ほどカフェで仕事をする。
それだけ働いているのに仕事は終わらず、交通費の申請など、本来やるべき細かな業務まで後回しになっていました。
そんな毎日を3年ほど経験しました。今思うと本当に苦しい毎日でした。
この違いは、単純に仕事量の違いだけではありません。
仕事ができる人は、忙しさそのものをなくすのではなく、仕事に追われない進め方をしていることが多いのです。
この記事では、会社員として働く中で感じる「忙しいのに忙しそうに見えない人」の特徴と、今日から見直せる仕事の進め方について紹介します。
「忙しい人」と「仕事ができる人」は同じではない
まず最初に考えたいのが、忙しいことと、仕事ができることは別物ということです。
会社では、
「毎日遅くまで仕事をしている人」「メールを大量に処理している人」「いつも予定が埋まっている人」
が、一見すると仕事をたくさんしているように見えます。
もちろん、本当に仕事量が多いケースもあります。
ただ、仕事ができる人ほど、
「どれだけ仕事をしたか」ではなく、「重要な仕事をどれだけ前に進めたか」
を意識しています。
例えば、今日10個の仕事を終わらせたとしても、重要な仕事が全く進んでいなければ、成果にはつながりにくい。
逆に、たった3つしか仕事をしていなくても、その3つが重要な仕事なら、大きな成果につながることがあります。
だからこそ、
「今日は何を終わらせるか」
だけではなく、
「今日は何を前に進めるべきか」
を考えることが大切です。
私自身、管理職としてメンバーを評価するとき、「忙しく働いているか」を評価するわけではありません。求められている役割に対して、どのような成果を上げたか。私はそこを見ています。
また、管理職としてこんなこともありました。
私の会社には、選抜された社員が会社負担で外部講座を受講できるキャリアプログラムがあります。
私の部下も候補に挙がりましたが、「今でも忙しく、これ以上新しいことに取り組む余力がないのではないか」という意見があり、最終的には別の候補者が選ばれました。
忙しく働いていることが、必ずしもプラスに評価されるとは限りません。場合によっては、新しい仕事や成長の機会を任せにくいと思われてしまうこともあります。
仕事ができる人は「今日やること」が明確
忙しそうに見えない人を見ていると、仕事の優先順位がはっきりしていることに気づきます。
朝から、「何からやろうか」「とりあえずメールを返信しようか」と悩んでいる時間が少なく、なんとなく仕事を始めることもありません。
その日に優先すべき仕事を決めて取り組んでいるからです。
例えば、朝仕事を始める前に、
- 今日必ず終わらせる仕事
- 今日中に進めたい仕事
- 余裕があればやる仕事
くらいに分けてみる。（できれば前日から決められるとより良い。）
すべてが「今日やるべき仕事」とは限りません。
すべてを今日やる仕事にしてしまうと、結局どれも中途半端になってしまいます。
そこで、「今日これだけは必ず終わらせる」という仕事を1〜3個程度決めておく。
これだけでも、仕事の進み方はかなり変わります。
私自身、以前は朝会社に着いてからメールを確認し、そのまま目の前の仕事に追われることがよくありました。
今は前日のうちに「明日必ず進める仕事」を決めておくようにしています。これだけでも、朝の仕事の始め方はかなり変わりました。
「すぐやる仕事」と「後でいい仕事」を分けている
仕事が忙しくなる原因の一つが、
何でもすぐに対応しようとすること
です。
メールが来た。チャットが来た。電話が鳴った。上司から依頼された。同僚から相談された。
そのたびに今やっている重要な仕事を止めて対応していると、当然ながら仕事は進みません。
仕事ができる人は、
「今すぐ対応する必要があるのか？」
を考えています。
例えば、「今日中に回答が必要」なら対応する。
「明日でも問題ない」なら後で対応する。
「そもそも今やらなくてもいい」なら優先順位を下げる。
もちろん、仕事によって緊急度は違います。
だからこそ、
仕事の優先順位を考え、すべての仕事を同じスピードで処理しない
ことが重要です。
仕事を「抱え込まない」
忙しい人ほど、自分で仕事を抱えてしまうことがあります。
「自分でやったほうが早い」「人にお願いするのが申し訳ない」
「説明する時間がもったいない」「自分で解決しなければいけない」
そんな気持ちから、自分一人で仕事を進めてしまう。
短期的には、そのほうが早いこともあります。しかし、仕事が増えてくると限界があります。
特に30代になって後輩や部下を持つようになると、
「自分が全部やる」ことが正解ではなくなってきます。
例えば、
- 資料作成をお願いする
- 情報収集をお願いする
- 定型業務を任せる
- 自分より詳しい人に相談する
など、周囲の力を借りる。
仕事ができる人は、何でも一人でできる人ではありません。
周囲の力を使いながら、チームとして成果を出せる人
役割分担を意識して進められる人
でもあります。
仕事ができる人は「早めに相談する」
仕事で困ったとき、
「もう少し自分で考えてから相談しよう」
と思ってしまうことがあります。
もちろん、自分で考えることは大切です。
ただし、考え続けた結果、締め切り直前になって、
「実はうまく進んでいませんでした」
となるのは避けたいところです。
仕事ができる人は、
問題が大きくなる前に相談する
ことを意識しています。
例えば、
「この方向で進めようと思っていますが、認識合っていますか？」
「ここだけ判断に迷っています」
「このままだと納期に間に合わない可能性があります」
と、早い段階で共有する。
これは「自分で考えていない」のとは違います。
むしろ、
自分なりの考えを持ったうえで、必要なタイミングで周囲を巻き込んでいる
のです。
「今やっている仕事」を途中で止めすぎない
仕事が忙しく感じる人にありがちなのが、
一つの仕事をやっている途中で、別の仕事に次々と手をつけること
です。
「資料を作っている途中にメールを見る」「メールを見ている途中にチャットが来る」
「チャットに返信している途中で電話が鳴る」「電話が終わったら、また別の依頼が来る」
これでは、仕事をしている時間は長くても、集中して仕事を進める時間が少なくなってしまいます。
何度も作業を切り替えていると、集中力も削がれてしまいます。
そこで、
「今はこの仕事をやる」
と決めた時間は、できるだけ一つの仕事に集中する。
もちろん、完全に通知を切ることが難しい仕事もあります。
それでも、「30分だけ資料作成に集中する」「このメールを3通処理したら次に進む」
など、自分なりに区切りを作るだけでも違います。
仕事ができる人ほど、時間を増やすことではなく、時間の使い方を整えることを考えています
「今日やらないこと」を決める
仕事の効率化というと、
「どうやって仕事を早く終わらせるか」
を考えがちです。
でも、同じくらい大切なのが、
「何をやらないかを考える」
です。
例えば、
- 毎回ゼロから資料を作らない
- 必要以上にメールを確認しない
- 参加する必要のない会議に出ない
- 完璧にする必要のない資料を作り込みすぎない
- すべての依頼を自分で引き受けない
など。
もちろん、会社のルールや相手との関係があるので、何でも省けばいいわけではありません。
ただ、
「昔からこうしているから」
という理由だけで続けている仕事がないか、一度見直してみる価値はあります。
「忙しそうに見えない」は、サボっているわけではない
ここは誤解したくないところです。
忙しそうに見えない人を見ると、
「余裕があっていいな」「そんなに仕事していないんじゃない？」
と思ってしまうこともあります。
でも実際には、逆かもしれません。
「仕事の優先順位をつける」「先回りして準備する」「早めに相談する」
「周囲に仕事を任せる」「やらないことを決める」
こうしたことを積み重ねているからこそ、外から見ると落ち着いて見える。
つまり、
「忙しそうに見えない」のではなく、「仕事に振り回されない仕組みを作っている」
のです。
まずは「明日の仕事」を今日5分だけ整理する
ここまで読んで、
「いろいろ改善しないといけないな」
と思ったかもしれません。でも、いきなり全部変える必要はありません。
おすすめしたいのは、
仕事が終わる前の5分間で、明日の仕事を整理すること
です。
例えば、
明日必ずやること
- A社への提案書を完成させる
- 上司に案件の進捗を報告する
- 来週の資料を作る
明日でなくてもいいこと
- デスク周りの整理
- 後回しにしている細かい作業
このくらいで十分です。
翌朝、
「今日は何から始めよう」
と考える時間が減ります。
そして、朝一番から重要な仕事に取りかかりやすくなります。
仕事ができる人は「余白」を作っている
仕事をしていると、
「予定を全部埋めたほうが効率的」
と思うことがあります。
でも、予定を100％埋めてしまうと、突発的な仕事が入った瞬間に崩れます。
「急な会議」「顧客からの問い合わせ」「上司からの依頼」「トラブル対応」
会社員として働いている以上、予定どおりにいかないことは必ずあります。
だからこそ、
最初から少し余白を残しておく。
これも重要な仕事の進め方です。
予定に余白があると、
「急な仕事が入ってきたらどうしよう」
という心理的な負担も減ります。
結果として、落ち着いて仕事を進めやすくなります。
まとめ｜「忙しい人」ではなく「仕事をコントロールできる人」を目指す
仕事ができる人は、必ずしも仕事量が少ないわけではありません。
むしろ、責任が大きく、たくさんの仕事を抱えている人もいます。
それでも忙しそうに見えないのは、
仕事に追われるのではなく、自分で仕事をコントロールしているから。
今回紹介したことをまとめると、
- 今日やることを明確にする
- 仕事の優先順位をつける
- すべての仕事に即対応しない
- 仕事を抱え込まない
- 問題が小さいうちに相談する
- 一つの仕事に集中する時間を作る
- やらないことを決める
- 明日の仕事を前日に整理する
- 予定に余白を作る
すべてを一気に変える必要はありません。
まずは今日、仕事が終わる前に5分だけ時間を取って、
「明日、本当にやるべき仕事は何だろう？」
と考えてみてください。
仕事の量そのものは、すぐには変えられないかもしれません。
でも、仕事の進め方は今日から変えられます。
忙しい会社員だからこそ、
「忙しいけど、忙しそうには見えない」
そんな働き方を少しずつ目指してみる。
仕事だけに追われる毎日ではなく、仕事を効率よく進めて、家族との時間や自分自身の時間も大切にする。
RITSUMAROでは、そんな「仕事も人生も少しずつ良くしていく」ための仕事術を、これからも紹介していきます。